2026년 분당서울대학교병원 발전후원의 밤 행사

위탁사업  용역  과업지시서

2026. 3.

	Ⅰ			개요
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□ 목    적

○  병원 발전을 위해 후원해주시는 기존 후원자에 대한 감사표현과 함께 내부 네트워크를 구성하고 후원자 저변 확대 등을 위해 행사를 개최함

□ 내    용

○ (사업명) 2026년 분당서울대학교병원 발전후원의 밤

○ (계약기간) 계약체결일부터 2026.10.30.(금)까지 … 행사는 10월 중 개최 예정

○ (과업범위) 행사(사전·본행사 등) 준비 및 진행… 참석인원 260명 추정(참석 인원은 변동가능)

【식순】

18:00 ~ 18:30(30‘)	▸ 환영 및 등록 / 후원의 밤 특별 전시	사전행사
18:30 ~ 18:40(10‘)	▸ 개회 선언 및 오프닝 영상
18:40 ~ 18:50(10‘)	▸ 오프닝 공연
18:50 ~ 18:57(7‘)	▸ 병원장 및 주요 인사 인사말씀
18:57 ~ 19:00(3‘)	▸ 건배사
19:00 ~ 19:50(50‘)	▸ 저녁식사 및 네트워킹	본행사
19:50 ~ 20:20(30‘)	▸ 축하공연1, 축하공연2
20:20 ~ 20:23(3‘)	▸ 클로징 영상
20:23 ~	▸ 기념촬영 및 참석자 기념품 배부

※ 병원 사정 및 업체와 협상 과정 등을 통해 식순 및 소요시간은 변동 가능

	Ⅱ			추진방향
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○ 후원인들의 기금을 통해 이루어진 성과 및 업적을 알리고 그에 대한 감사 메시지를 전달

○ 후원인 내부 네트워크를 구성하고 결속력을 높이는 방안으로 활용

○ 후원인 또는 잠재후원인들에게 지속적인 관심을 불러일으키는 계기를 마련하여 향후 후원금 모금 기틀을 마련

○ 행사 규모 및 중요성을 고려하여 행사 전문업체를 선정, 위탁 추진으로 행사 품격 제고

－ 발전후원의 밤이 갖는 의미 등을 고려하여 컨셉트를 개발하고 전체적인 조화를 이룰 수 있는 행사 추진

※ 코로나 19 재확산, 국가시책 변경, 병원의 예기치 못한 사정으로 행사가 연기 또는 취소될 수 있으며, 이에 관해 업체는 일체의 이의제기 및 손해배상을 청구하지 못함, 다만 기 수행분의 대가는 정산하여 지급함.

	Ⅲ			과업내용
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	< 행사 개요 >
• 일시·장소 : 2026년 10월 개최 예정, JW메리어트 호텔 서울 • 참석자 : 병원 후원자 및 병원 임직원 등 260명 • 주요 내용 : 축사·인사말씀, 오프닝 영상, 공연 등

※ 장소 및 일정, 참석자는 병원 사정에 의해 변동될 수 있음

□ 행사준비

○ 행사 컨셉트 개발 및 추진계획(시나리오 등) 수립

－ 후원의 밤 행사에 맞는 컨셉트 개발

－ 행사 프로그램 기획 및 운영계획 수립, 세부 매뉴얼 작성, 안전·비상 대책 계획 수립 등

○ 행사장(내·외부) 공간 구성 및 인테리어 등

－ 포토존 · 스크린 등 무대제작 · 설치, 음향 · 조명 등 장비 설치, 행사장 내 대형 현수막 시공, 행사장 안내표시* 설치 등

* 현수막, 배너, 포디움 타이틀, 행사장 안내, 리셉션장, 각종 사인물 등

－ 연회장 공연을 위한 음향장비, 무대설치 및 제작(바닥시공 포함)

－ 특별전시(사전행사)에 활용할 컨셉 개발 및 공간 구성

* 메인 입구 판넬, 전시판넬, 일러스트 편화, 사진인화 등

－ 고급진 연회장 연출을 위한 테이블당 꽃 센터피스 설치

○ 행사 홍보계획 수립·실시 … 안내·홍보물 디자인 및 제작 등

－ 엠블럼 제작, 규격별 현수막·배너·포스터·리플릿 및 각종 사인물을 행사 컨셉트에 맞게 디자인·제작 등

－ 참가자 초청장(SAVE THE DATE 문자, 정식 초청장) 및 감사 카드뉴스 제작 및 발송 등

○ 기타 행사 인쇄물 제작

－ Q카드, 좌석배치도 보드(이젤용), 네임택, 테이블 아젠다, 테이블 세팅 등

○ 행사 영상물 및 PPT 제작

－ 스토리 구성 및 영상물 제작(기부자 스토리, 브릿지 영상 등)

* 인터뷰 촬영(출장촬영 3∼4회, 사진촬영 총 3∼4회 이상), 음원대여, 영상편지, 나레이션 등 기타 제반 소요 비용 포함

－ 촬영 관련 자료 수집 및 편집을 위한 전문인력 투입

－ 병원장 발표자료(PPT) 디자인(원본파일 제공)

○ 시스템

－ 행사 당일 행사장 내 사무국 각종 사무기기 준비

－ 영상 : 프로젝터(16,000Ansi), LCD 모니터, PDP 등

－ 각종 중계시스템

－ 음향 및 조명

□ 행사진행

○ 운영인력 배치 및 사전 교육

－ 행사 운영 및 내빈 의전에 필요한 인력 등 제원분배

－ 행사기간 및 사후 행사장 정리정돈·청소

－ 프로젝트 매니저 1명 포함 최소 6명 이상의 현장운영 스태프 배치

○ 초청인사 및 출연자 관리

－ 참석자 좌석배치(네임택 부착 등), 참석 확인, 대기 장소 ‧ 입실 안내 등 의전 및 동선 관리, 리허설 일정 조율 등

○ 큐시트 및 시나리오에 따른 행사 진행, 현장 총괄

－ 음향, 영상 송출 및 출연진 등장 등 전문인력 동원

－ 행사장 시스템 세팅, 감독 및 총괄 연출 인력을 투입하여 연출 계획을 수립하고 운영

○ 음향시스템

－ 음향시스템은 공식행사와 가수공연을 위해 설치하는 메인스피커, 서브스피커, 콘솔 장비, 마이크 등으로 구성되며 전문 오퍼레이터가 상주하여 설치 및 음향기기 운영함

○ 특수효과

－ 공연시 공연의 효과를 최대화 하는 특수효과 장비로 드라이아이스, 포그, CO2 등의 특수효과 장비를 운영함

○ 조명시스템

－ 호텔의 기본으로 설치된 조명장비를 사용하고 조명장비를 제어하는 콘솔장비를 별도로 설치하여 조명감독의 연출에 따라 행사장 조명을 운영함

○ 영상 및 중계 시스템

－ 행사장에 설치된 LED WALL의 화면을 분할/배분/제어하는 영상장비를 설치하고 행사전반에 걸쳐 LED WALL에 중계화면을 송출하여 연출함

○ 행사 연출 인력 구성

－ 행사장 시스템 세팅과 공연팀 출연진 관리, 총 관리감독 및 총괄 연출 인력 투입하여 연출 계획을 수립하고 운영

○ 행사 후 행사장 철거

－ 행사장 철거(행사종료 당일 완료), 청소 및 정리정돈

□ 업무보고

○ 계획보고

－ 계약체결 후 컨셉트 등 기념식 전반에 걸친 세부추진 계획 수립‧보고(착수) 후 병원과 의견 조율을 통해 최종 계획보고

* 사업 진행사항 점검, 확인을 위해 병원의 자료 요청 시 즉시 제출하여야 함

□ 행사 운영 관련 준수사항

○ 행사에 필요한 물품은 양질의 제품으로 사용하여야 한다.

○ 과업수행처는 행사 시작 전 무대 설치 및 행사 준비를 완료하여 행사 진행에 차질이 없도록 하여야 한다.

○ 과업수행처는 행사 종료시 모든 장비와 물품은 안전하게 회수 및 철거하고 주변 정리하여야 한다.

○ 과업수행처는 병원이 제시하는 일정, 과업, 인력 등을 준수하고 병원이 요구하는 지원업무에 책임감을 가지고 실시하여야 한다.

○ 행사 운영 시 응급상황 및 안전사고에 대비한 방안을 마련해야 한다.

○ 행사 운영 당일 안전관리 및 방역을 철저히 준수하고 참가자의 질서유지를 위해 노력해야 한다.

○ 기타 명시되지 않은 상황이 발생할 경우 병원과 협의하여 추진하여야 한다.

○ 계약체결 후 과업수행처는 과업수행 제반 상의 결정권이 있는 관리책임자(총괄담당자)를 임명(보고)하고 해당 사업을 책임있게 수행하여야 한다.

○ 과업수행처가 지정한 전담 총괄 담당자의 과업 수행에 문제가 있을 경우 병원은 총괄 담당자 변경을 요청할 수 있으며, 수행처는 이에 응해야 한다.

○ 본 과업의 성실하고 원활한 수행을 위하여 과업수행처는 신의와 책임의식을 갖고 추진하며 병원과 긴밀한 협조 체제를 유지한다.

○ 병원에서 과업 내용 및 계획, 일정 등에 변동 사항이 발생할 경우 과업수행처는 병원과 협의하여 이에 응하여야 한다.

○ 물품 구매 및 제작사항에 변동이 생길 경우 과업수행처는 이에 응해야 한다.

○ 병원은 과업수행처가 제안한 내용이 과업 수행상 부적합하거나 자격미달로 판단될 경우 교체(변경)를 요구할 수 있으며, 과업수행처는 특별한 사유가 없는 한 이에 응하여야 한다.

○ 본 과업 내용상에 명시되지 않은 사항은 관계법령, 규정, 지침 등에 의하여 병원과 협의하여 결정한다.

○ 총 사업비는 상기 명시된 사업비 이내로 하고 제세(부가세 등) 등을 모두 포함하여야 한다. 단, 병원이 추가로 요청한 사항이 있는 경우 별도 비용을 지급할 수 있다.

○ 병원이 제공한 모든 자료 및 물품은 사전 승인없이 타 목적으로 사용할 수 없다.

○ 과업수행과정에서 발생하는 지적재산권 분쟁 등, 제반책임 및 행정적, 기술적 비용과 문제처리는 과업수행처가 부담한다.

□ 기타 : 개인정보보호 등 보안 관련

○ 계약상대자는 본 사업추진을 위해 수집한 개인정보를 위탁업무 수행 목적 및 범위 내에서만 사용하여야 한다.

○ 계약상대자는 개인정보의 제3자 제공 및 재 위탁을 할 수 없다.

○ 계약상대자는 위탁받은 업무와 관련하여 개인정보를 처리하는 과정에서 개인정보보호법 및 계약상대자가 준수해야할 의무를 위반하여 발생하는 손해에 대해 민․형사상의 책임을 다하고, 이를 배상하여야 한다.

○ 계약상대자는 위탁받은 개인정보가 분실‧도난‧유출‧변조 또는 훼손되지 않도록 주의하여야 하며, 병원이 개인정보 처리실태를 위해 실시하는 감독 및 점검에 성실하게 응해야 한다.